Politique de confidentialité

1. Responsable de vos données

Le responsable du traitement est Smala Retreats SARL, dont le siège est situé N246, Lotissement Erraounak, Essaouira, Maroc. Vous pouvez nous contacter à contact@smala-retreats.com ou par courrier à cette adresse.

Les responsables légaux sont Arno Permentier et Thomas Labbé. Smala Retreats n’a pas désigné de délégué à la protection des données à la date de mise à jour de cette page.

2. Données concernées

Selon votre démarche, nous pouvons recevoir les informations suivantes :

• vos prénom, nom, adresse e-mail et numéro de téléphone lorsque vous utilisez le formulaire de contact ;
• votre adresse e-mail lorsque vous vous préinscrivez à la newsletter et donnez votre consentement ;
• votre projet de séjour : destination, hébergement, dates ou période, durée, nombre de participants et activités souhaitées ;
• le contenu de vos échanges avec notre équipe et les précisions que vous choisissez de nous transmettre ;
• les éléments de suivi d’une demande de réservation, comme sa référence, sa date, son statut et l’échéance d’une option temporaire ;
• les données techniques nécessaires à la transmission et à la sécurité du site, communiquées par votre navigateur aux services d’infrastructure.

3. Finalités et bases juridiques

Nous utilisons ces données pour répondre à vos messages, étudier votre projet, préparer une proposition, traiter une demande de réservation, enregistrer votre préinscription à la newsletter lorsque vous y consentez, suivre nos échanges et protéger les formulaires contre les soumissions abusives. Une demande de séjour ne vous inscrit pas automatiquement à une newsletter et ne vaut pas consentement à recevoir des communications publicitaires.

Lorsque le RGPD s’applique, l’étude d’une demande formulée par une personne pour elle-même repose sur des mesures précontractuelles, la gestion d’un séjour confirmé sur l’exécution du contrat, la sécurité du site sur notre intérêt légitime et le respect d’une obligation sur l’obligation légale concernée. Dans les autres cas, le traitement repose sur le cadre local applicable.

4. Transmission des demandes

Les informations saisies dans les formulaires sont transmises à notre équipe à contact@smala-retreats.com sous la forme d’un récapitulatif de votre demande. Votre adresse e-mail est incluse pour nous permettre de vous répondre directement.

L’envoi technique de ces messages s’appuie sur Resend. La réception et la conservation des échanges dans notre messagerie professionnelle s’appuient sur Hostinger. Les adresses saisies dans le formulaire de contact, le configurateur, les demandes de réservation et la préinscription newsletter sont également enregistrées dans la base privée du site pour assurer le suivi des demandes et conserver les préinscriptions. Pour les retraites à dates fixes, les éléments nécessaires au suivi des disponibilités peuvent également y être enregistrés.

5. Destinataires et transferts

L’accès est limité aux membres habilités de l’équipe et aux prestataires qui en ont besoin pour fournir leurs services : infrastructure et sécurité du site, stockage des demandes, envoi et réception des e-mails. Pour organiser un séjour, les informations strictement nécessaires peuvent être transmises aux hébergeurs, transporteurs ou intervenants concernés.

L’organisation de séjours entre la France et le Maroc et le recours à des prestataires techniques peuvent conduire à des traitements ou à des accès depuis plusieurs pays. Nous ne vendons pas vos données et ne les louons pas à des fins de prospection. Des données peuvent être communiquées à une autorité lorsque la loi l’exige.

6. Conservation

Nous conservons les messages, demandes de devis et demandes de réservation pendant le temps nécessaire à leur traitement et au suivi de la relation. Lorsqu’un séjour est confirmé, les informations utiles sont conservées pendant son exécution puis pendant les durées d’archivage rendues nécessaires par les obligations légales ou la gestion d’un litige.

Les demandes expirées, les journaux techniques et les preuves de réponse sont supprimés ou archivés selon leur finalité, les réglages des services utilisés et les obligations applicables. Les adresses préinscrites sont conservées jusqu’au lancement de la newsletter ou jusqu’au retrait du consentement, puis supprimées ou désinscrites selon la demande reçue. L’expiration d’une option après 48 heures ne signifie pas que les e-mails correspondants sont automatiquement effacés.

7. Sécurité

Le site utilise une connexion HTTPS et des contrôles destinés à limiter les soumissions abusives. Nous limitons les accès aux informations aux personnes et prestataires qui en ont besoin. Aucune mesure ne permet toutefois de garantir une sécurité absolue des échanges sur Internet.

Ne transmettez pas de coordonnées bancaires, de copie de pièce d’identité ni d’informations médicales dans les champs de texte libre. Si une information particulière est indispensable à la préparation du séjour, notre équipe vous indiquera une modalité adaptée.

8. Vos droits

Selon la réglementation applicable, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification et vous opposer à certains traitements. Lorsque le RGPD s’applique et que ses conditions sont réunies, vous pouvez également demander l’effacement ou la limitation du traitement, obtenir la portabilité de certaines données et retirer un consentement donné.

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@smala-retreats.com en précisant votre demande et les éléments permettant de retrouver votre dossier. Un justificatif proportionné pourra être demandé en cas de doute raisonnable sur votre identité. Vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle compétente, notamment la CNDP au Maroc ou, lorsque le RGPD s’applique, l’autorité européenne compétente.

9. Cookies et mise à jour

Les cookies et technologies similaires utilisés par le site sont décrits dans notre Politique en matière de cookies. Cette politique peut évoluer avec les fonctionnalités du site et nos pratiques ; la date de mise à jour est indiquée en haut de la page.